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Qui sommes-nous ?

Systèmes climatiques XNRGY, est un chef de file nord-américain dans la conception durable et la fabrication de pointe de systèmes de traitement de l'air sur mesure axée sur la recherche, le développement énergétique contribuant à la réduction de l'empreinte carbone.  XNRGY est présentement à la recherche d'un spécialiste comptes clients pour rejoindre son équipe située à St-Hubert. Relevant du Contrôleur Corporatif la personne recherchée supportera la direction financière.

Une idée de vos responsabilités :

Relevant du Contrôleur Commercial, le spécialiste comptes clients est responsable de l’exécution opérationnelle du cycle facturation à encaissement, de la gestion des comptes clients et de la qualité des données commerciales et comptables dans l’ERP.

Il/elle joue un rôle clé dans la génération du cash, la réduction du DSO, la gestion des litiges clients et la fiabilisation des données AR, en collaboration étroite avec les équipes ventes, projets, opérations et finance.

Objectif du poste

Assurer une facturation fiable et dans les délais, accélérer la collection du cash, réduire les litiges clients et contribuer à la mise en place d’un cycle Order-to-Cash robuste et scalable dans un environnement en hypercroissance.

Responsabilités principales

Facturation clients

• Préparer, émettre et comptabiliser les factures clients selon les contrats, bons de commande, livraisons et milestones.
• Gérer la facturation des acomptes (deposits), facturation d’avancement (progress billing), factures finales et notes de crédit.
• S’assurer de la conformité entre contrats, sales orders, prix, quantités, conditions de paiement et facturation.
• Appliquer correctement les taxes de vente (Canada / USA), exemptions et certificats requis.
• Transmettre les factures aux clients et développer une bonne relation avec nos clients.

Cash collection & suivi des encaissements

• Assurer le suivi quotidien des encaissements clients.
• Effectuer les relances clients (emails, appels) selon les échéanciers définis.
• Suivre les promesses de paiement et anticiper les retards.
• Escalader les retards significatifs et les risques clients au Contrôleur Commercial.
• Contribuer à la réduction du DSO et à l’amélioration du cash-in.

Gestion des litiges clients

• Identifier, enregistrer et suivre les litiges clients (prix, scope, livraisons, documentation).
• Coordonner la résolution des litiges avec les équipes ventes, projets, opérations et finance.
• Maintenir un suivi structuré des litiges ouverts et de leur impact sur le cash.
• S’assurer de la résolution rapide des litiges afin de libérer les encaissements.

Gestion des données clients & ERP

• Créer, maintenir et mettre à jour les données clients dans l’ERP (master data).
• Gérer les informations liées aux clients : adresses de facturation, conditions de paiement, informations fiscales.
• Assurer la qualité, la cohérence et l’intégrité des données clients.
• Respecter les contrôles internes liés à la création et modification des données clients.

Reporting & clôture mensuelle

• Préparer les rapports : aging, DSO, cash-in, litiges, dépôts clients.
• Supporter la clôture mensuelle : cut-off de facturation, rapprochements, justification des soldes.
• Fournir les analyses et supports demandés par l’équipe finance et la direction.

Amélioration continue & outils

• Contribuer à l’amélioration et à la standardisation des processus AR et Order-to-Cash.
• Participer aux initiatives d’automatisation de la facturation, du cash application et des relances.
• Collaborer avec les équipes ERP / IT sur l’optimisation des workflows et contrôles.

Compétences techniques

• 2 à 5 ans d’expérience en comptabilité client.
• Bonne compréhension des processus de facturation, encaissement et gestion des litiges.
• Expérience avec un ERP (Epicor, SAP, BC365, Oracle, NetSuite ou équivalent).
• Connaissances des taxes de vente Canada / USA (un atout).
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils de reporting.
• Maîtrise du français et de l’anglais requise.

Compétences comportementales

• Rigueur, sens du détail et fiabilité opérationnelle.
• Forte orientation cash et respect des délais.
• Bon relationnel et capacité à interagir avec des équipes transverses.
• Esprit structuré, orienté processus et amélioration continue.
• Capacité à évoluer dans un environnement rapide et en transformation.



Pourquoi choisir XNRGY :

• Salaire compétitif
• Assurances médicales dentaires payées 100% par l’employeur
• Programme d’aide aux employés
• Télémédecine
• Flexibilité mode hybride
• Une équipe dynamique, ouverte aux changements pour apporter sa couleur
• Bureaux modernes sur la rive-sud de Montréal
• Environnement dynamique à croissance rapide où l’esprit entrepreneuriale est reconnu
• Milieu inclusif et qui favorise la diversité
• Évolution de carrière : XNRGY favorise la promotion interne
• Stationnement et bornes de recharge électriques gratuites

Êtes-vous prêt à rejoindre notre équipe motivée ? Rejoignez une entreprise qui valorise courage, communauté, climat, client et cohérence. Participez à la création de notre empreinte et rejoignez une équipe gagnante!

XNRGY systèmes climatiques ULC est une entreprise dont le siège social est basé à St-Hubert et qui opère en Amérique du Nord. La compétence professionnelle de langue française est donc requise et essentielle pour tous les employés basés à Montréal. La compétence professionnelle de la langue anglaise est importante, puisqu’elle permet de collaborer avec les employés du groupe basé aux États-Unis ou ailleurs dans le monde.

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About XNRGY Climate Systems

XNRGY Climate Systems is a North American leader in the sustainable design and advanced manufacturing of custom air‑handling systems. Through innovation, research, and energy development, XNRGY actively contributes to reducing carbon footprint.

We are currently seeking an Accounts Receivable Specialist to join our team in St‑Hubert. Reporting to the Corporate Controller, this role will support the Finance leadership team and play a critical part in cash generation and the Order‑to‑Cash cycle in a fast‑growing environment.

Role Overview

Reporting to the Commercial Controller, the Accounts Receivable Specialist is responsible for the operational execution of the billing‑to‑cash cycle, customer account management, and ensuring the quality and reliability of commercial and accounting data within the ERP. This role is key to cash collection, DSO reduction, customer dispute management, and strengthening AR data integrity, working closely with Sales, Project, Operations, and Finance teams.

Position Objective

Ensure accurate and timely customer invoicing, accelerate cash collection, reduce customer disputes, and contribute to the implementation of a robust and scalable Order‑to‑Cash process within a high‑growth environment.

Key Responsibilities :

Customer Billing

• Prepare, issue, and post customer invoices based on contracts, purchase orders, deliveries, and project milestones
• Manage deposit invoices, progress billing, final invoices, and credit notes
• Ensure alignment between contracts, sales orders, pricing, quantities, payment terms, and invoicing
• Apply sales taxes correctly (Canada / USA), including exemptions and required certificates
• Send invoices to customers and maintain strong customer relationships

Cash Collection & Payment Follow‑Up

• Monitor daily customer cash receipts
• Perform customer follow‑ups (emails, calls) according to defined timelines
• Track payment promises and proactively anticipate delays
• Escalate significant delays and customer risk to the Commercial Controller
• Contribute to DSO reduction and improved cash‑in performance

Customer Dispute Management

• Identify, record, and monitor customer disputes (pricing, scope, deliveries, documentation)
• Coordinate dispute resolution with Sales, Projects, Operations, and Finance teams
• Maintain structured tracking of open disputes and their cash impact
• Ensure timely resolution to release blocked collections

Customer Data & ERP Management

• Create, maintain, and update customer master data in the ERP
• Manage billing addresses, payment terms, and tax information
• Ensure data quality, consistency, and integrity
• Comply with internal controls related to customer data creation and changes

Reporting & Month‑End Close

• Prepare AR reports: aging, DSO, cash‑in, disputes, customer deposits
• Support month‑end close activities (billing cut‑off, reconciliations, balance explanations)
• Provide analyses and documentation requested by Finance and Management

Continuous Improvement & Tools

• Contribute to the improvement and standardization of AR and Order‑to‑Cash processes
• Participate in billing, cash application, and collection automation initiatives
• Collaborate with ERP / IT teams to optimize workflows and controls

Technical Skills & Experience

• 2 to 5 years of experience in Accounts Receivable or customer accounting
• Strong understanding of billing, cash collection, and dispute management processes
• Experience with ERP systems (Epicor, SAP, Business Central 365, Oracle, NetSuite, or equivalent)
• Knowledge of Canadian and U.S. sales taxes (asset)
• Strong Excel and reporting tool skills
• Professional proficiency in French and English required

Behavioral Competencies

• Strong attention to detail and operational reliability
• Cash‑focused mindset and respect for deadlines
• Strong communication skills and ability to work cross‑functionally
• Structured, process‑oriented, and continuous‑improvement mindset
• Ability to thrive in a fast‑paced, transforming environment

Why Join XNRGY?

• Competitive salary
• Medical and dental insurance 100% paid by the employer
• Employee Assistance Program
• Telemedicine
• Hybrid work flexibility
• Dynamic and collaborative team open to change and innovation
• Modern offices on Montreal’s South Shore
• Fast‑growing environment with a recognized entrepreneurial spirit
• Inclusive workplace that promotes diversity
• Career growth opportunities with a strong focus on internal promotion
• Free parking and electric vehicle charging stations

Language Requirements

XNRGY Climate Systems ULC is headquartered in St‑Hubert and operates across North America.

• Professional proficiency in French is required for employees based in Montreal.
• Professional proficiency in English is important to collaborate with teams in the United States and internationally.

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