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Qui sommes-nous ?

Systèmes climatiques XNRGY, est un leader nord-américain dans la conception durable et la fabrication de pointe de systèmes de traitement de l'air sur mesure axée sur la recherche, le développement énergétique contribuant à la réduction de l'empreinte carbone. Nous recherchons actuellement un(e) réceptionniste dynamique pour un remplacement permanent

Ce rôle est crucial pour notre entreprise, étant souvent le premier point de contact pour nos visiteurs et clients. Vous serez responsable de l'accueil, la gestion des communications, d’aider à la coordination des visites et de diverses tâches administratives.

Une idée de vos responsabilités :

1. Accueil et réception :

• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et courtoisie et assurer la liaison avec les départements concernés.
• Gérer les communications (téléphone, courriels, courrier et affichage).
• Veiller à ce que l’aire de réception ainsi que les espaces communs (salle de photocopie et espace café) soient propres, ordonnés et bien organisés.

1. Aide à la coordination des visites et événements :

• Participer à l’organisation des visites de clients et de fournisseurs.
• Effectuer les réservations requises (hébergement, transport, restauration).
• Contribuer à la coordination des services traiteurs et des repas sur place.
• Effectuer les commandes auprès de divers fournisseurs.
• S’assurer que l’espace lounge soit propre, fonctionnel et prêt pour les événements, les rencontres et l’accueil des visiteurs.

1. Gestion administrative :

• Tenir à jour les réservations de salles ainsi que les agendas liés aux visites.
• Assurer la gestion et le suivi des stocks de fournitures de bureau et d’alimentation.
• Effectuer le suivi des factures et des dépenses.
• Soutenir les adjointes exécutives dans diverses tâches administratives.
• Maintenir à jour les dossiers et registres des visiteurs.

1. Support aux opérations :

• Aider au besoin les ressources humaines
• Participer à la préparation de documents financiers (devis, factures, comptes de dépenses)
• Mettre à jour et appliquer les procédures internes

Ce qu’il vous faudra, en autres :

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite tant en français qu’en anglais
• Sens aigu de l'accueil et du service client
• Capacité d'organisation et de gestion du temps
• Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Adaptabilité et flexibilité (horaires variables selon les besoins)
• Souci du détail et de précision
• Sens de l'initiative et de la débrouillardise
• Autonomie, discrétion et respect de la confidentialité
• Maîtrise des outils informatiques (Office : Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Présentation professionnelle soignée
• Un minimum de 5 ans dans un poste similaire

Pourquoi choisir XNRGY?

·       Salaire compétitif;

·       Programme d’aide aux Employés;

·       Une équipe dynamique, ouverte aux changements pour apporter sa couleur;

·       Bureau moderne sur la rive-sud de Montréal;

·       Environnement dynamique à croissance rapide où l’esprit entrepreneuriale est reconnu;

·       Milieu inclusif et qui favorise la diversité;

·       Évolution de carrière : XNRGY favorise la promotion interne;

·       Cafés gratuits;

·       Stationnement et bornes de recharges électrique gratuites;

·       Mini-Gym sur place

XNRGY systèmes climatiques ULC est une entreprise dont le siège social est basé à St-Hubert et qui opère en Amérique du Nord. La compétence professionnelle de langue française est donc requise et essentielle pour tous les employés basés à Montréal.  La compétence professionnelle de la langue anglaise est importante puisqu’elle permet de collaborer avec les employés du groupe basé aux États-Unis ou ailleurs dans le monde.

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Who Are We?

XNRGY Climate Systems is a North American leader in sustainable design and advanced manufacturing of custom air treatment systems, with a strong focus on research and energy development that contributes to reducing carbon footprint. We are currently looking for a dynamic Receptionist for a permanent replacement position.

This role is critical to our organization, as it is often the first point of contact for our visitors and clients. You will be responsible for reception duties, communication management, assisting with visit coordination, and providing administrative support.

An Overview of Your Responsibilities:

1. Reception and Front Desk:

• Welcome visitors with professionalism and courtesy, and liaise with the appropriate departments.
• Manage communications (phone calls, emails, mail, and postings).
• Ensure that the reception area and common spaces (copy room and coffee area) are clean, tidy, and well organized.

2. Support for Visit and Event Coordination:

• Assist in organizing visits for clients and suppliers.
• Make required reservations (accommodation, transportation, catering).
• Contribute to coordinating catering services and on‑site meals.
• Place orders with various suppliers.
• Ensure the lounge area is clean, functional, and ready for events, meetings, and visitor reception.

3. Administrative Management:

• Maintain meeting room bookings and visit-related calendars.
• Manage and monitor inventory of office supplies and food items.
• Track invoices and expenses.
• Support executive assistants with various administrative tasks.
• Maintain up-to-date visitor files and records.

4. Operations Support:

• Assist Human Resources as needed.
• Participate in the preparation of financial documents (quotes, invoices, expense reports).
• Update and apply internal procedures.

What You’ll Need, Among Other Things:

• Excellent verbal and written communication skills in both French and English.
• Strong customer service and reception skills.
• Excellent organizational and time management abilities.
• Ability to multitask and meet deadlines.
• Adaptability and flexibility (variable schedules based on business needs).
• Strong attention to detail and accuracy.
• Strong initiative and resourcefulness.
• Ability to work independently, with discretion and respect for confidentiality.
• Proficiency with office tools (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Professional appearance and demeanor.
• Minimum of 5 years of experience in a similar role.

Why Choose XNRGY?

• Competitive salary.
• Employee Assistance Program.
• Dynamic team open to change and new ideas.
• Modern office located on the South Shore of Montreal.
• Fast‑growing, dynamic environment where entrepreneurial spirit is recognized.
• Inclusive, diversity‑friendly workplace.
• Career growth opportunities — XNRGY promotes internal advancement.
• Free coffee.
• Free parking and electric vehicle charging stations.
• On‑site mini gym.